Perencanaan Tenaga Kerja ( I)

III.1.Pengertian perencanaan Sumber Daya Manusia Salah satu definisi klasik tentang perencanaan mengatakan bahwa perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal- hal yang akan dikerjakan masa depan. Berarti apabila berbicara tentang perencanaan SDM , yang menjadi fokus perhatian adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin, bahwa perusahaan tersedia SDM yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan , jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula. Adapula pengertian perencanaan SDM atau tenaga kerja menurut Arthur w. Sherman dan George W. Bohlander menyatakan bahwa perencanaan tenaga kerja adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan ) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam dan keluar organisasi yang bertujuan untuk mempergunakan tenaga kerja seefektif mungkin dan mempunyai sejumlah pekerja yang memenuhi kualifikasi dalam mengisi posisi pada saat tepat (Rivai, 2004: 36). Adapun dalam perencanaan SDM di dalam kajian Islam dapat dijelaskan dalam firman Alloh S.W.T :                                        ••    Artinya : 47. Yusuf berkata: "Supaya kamu bertanam tujuh tahun (lamanya) sebagaimana biasa; Maka apa yang kamu tuai hendaklah kamu biarkan dibulirnya kecuali sedikit untuk kamu makan. 48. kemudian sesudah itu akan datang tujuh tahun yang Amat sulit, yang menghabiskan apa yang kamu simpan untuk menghadapinya (tahun sulit), kecuali sedikit dari (bibit gandum) yang kamu simpan. 49. kemudian setelah itu akan datang tahun yang padanya manusia diberi hujan (dengan cukup) dan dimasa itu mereka memeras anggur. (QS.Yusuf 47-49) Ayat ini menunjukkan Nabi Yusuf AS merencanakan program untuk beberapa tahun kedepan . bahwa perencanaan tidak menafikan keimanan tapi merupakan salah satu bentuk amal kebajikan yang berupa ittikhadz al asbab ( menjalankan sebab). Perencanaan adalah tindakan yang legal secara syar`i. Perencanaan akan memberikan gambaran yang utuh dan menyeluruh bagi masa depan sehingga mendorong seseorang untuk bekerja secara maksimal dan optimal dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan. Kemudian dalam ayat lain dijelaskan .            Artinya; Timbangan pada hari itu ialah kebenaran (keadilan), Maka Barangsiapa berat timbangan kebaikannya, Maka mereka Itulah orang-orang yang beruntung. (QS.Al-Anfal :8) (Meldona, 2005: 127-128) Beberapa hal penting, yang juga perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu : - Isu SDM adalah hal yang penting dan mendasar dalam perusahaan secara luas - Perencanaan SDM sebagai proses mengenai pembuatan kebijakan baru, sistem , dan program yang menjamin pengolahan SDM di bawah kondisi yang tidak pasti (cepat berubah) - Peran staf professional mengalami perubahan dalam perencanaan SDM ,proses tersebut tetap dalam alur aktivitas manajemen yang berhubungan dengan perencanaan bisnis yang sedang berjalan - Peramalan kebutuhan SDM merupakan faktor yang sangat penting dalam rangka mengantisipasi perubahan staf dan keperluan perusahaan. - Manajemen kinerja melibatkan perencanaan dan pelaksanaan program untuk memperbaiki produktivitas melalui aktivitas kerja, penilaian dan pengembangan kemampuan karyawan, perencanaan dan penilaian kinerja, serta pelaksanaan kompensasi. (Rivai, 2004: 36) Tuntutan menyelenggarakan fungsi perencanaan SDM dengan baik terlihat dengan jelas lagi apabila diingat bahwa dalam usaha mencapai ketiga hal (penunaian kewajiban sosial perusahaan, pencapaian tujuan perusahaan, pencapaian tujuan-tujuan pribadi karyawan perusahaan yang bersangkutan) setiap perusahaan dihadapkan kepada berbagai faktor yang berada di luar kemampuan perusahaan untuk mengendalikannya. (Rivai, 2004: 37) Perhatian terhadap perencanaan SDM akan memperluas dimensi fungsi SDM dan turut melibatkan manajer dalam setiap persoalan tentang karyawan. Perencanaan SDM sudah menjadi bagian dari fungsi manajemen sejak perkembangan perusahaan pada industri modern . Seorang ekonom Alfred Marshall pada tahun 1890 , mengamati bahwa pimpinan organisasi bisnis harus dapat menjamin bahwa manajer, bendahara, dan mandor adalah orang yang baik dan mengerjakan pekerjaan secara benar. Perencanaan SDM telah diterapkan pada organisasi non industrial, termasuk agama, pemerintahan, dan organisasi militer (Rivai, 2004: 38-40). Perencanaan SDM bukan merupakan hal baru. Kemahiran dalam teknik manajemen sekarang ini merupakan hasil proses yang panjang sejak beberapa dekade silam dimulai dari perencanaan jangka pendek,sederhana dan pragmatis. (Rivai, 2004: 40). Beberapa alasan mengapa perusahaan memerlukan perencanaan SDM , Simamora menjabarkan bahwa perusahaan mempunyai beberapa alasan: 1. Perencanaan mengaitkan antara tindakan dan konsekuensinya Tanpa perencanaan, perusahaan tidak akan dapat memberikan penilaian tentang apakah perusahaan tersebut tengah berada di jalur yang benar menuju sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan, tindakan /aktivitas mana yang menghasilkan kinerja paling maksimal , dan bagaimana mengintegrasikan aktivitas yang berbeda sehingga dapat saling melengkapi satu sama lain dan tidak menjadi aktivitas yang saling terpisah satu sama lain. 2. Perencanaan mendayagunakan sumberdaya manusia secara lebih efektif dan efisien Perencanaan tenaga kerja harus dilakukan sebelum melakukan aktivitas manajemen sumber daya manusia lainnya. Manajer akan dapat menjadwal aktivitas perekrutan jika ia telah terlebih dahulu mengetahui jumlah orang yang dibutuhkan . Demikian pula, dalam memilih karyawan akan efektif ,jika manajer sudah mengetahui tipe dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk lowongan posisi tertentu. 3. Perencanaan mengaitkan sumberdaya manusia dengan organisasi Tanpa perencanaan, standar-standar untuk perusahaan dapat mudah terlupakan saat memburu aktivitas manajemen sumberdaya manusia masing- masing. Jika manajemen sumberdaya manusia dapat mengaitkan keputusan-keputusan sumberdaya dengan tujuan-tujuan organisasi, maka departemen sumberdaya manusia akan dianggap sebagai kontributor strategis bagi organisasi (bukan hanya sebagai pusat biaya atau pelaksana aktifitas saja) (Meldona, 2009: 85-87). Adapun tujuan- tujuan yang ingin dicapai dalam perencanaan tenaga kerja: 1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan 2. Menjamin tersedianya tenaga kerja dim masa sekarang maupun di masa yang akan datang, sehingga tidak ada pekerjaan yang tidak diisi oleh karyawan 3. Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan 4. Menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas 5. Untuk mempermudah koordinasi , integrasi, dan sinkronisasi sehingga produktivitas kerja meningkat 6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program pengadaan , penyeleksian, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedislipinan, dan pemberhentian karyawan. 7. Untuk menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi ( vertikal dan horizontal ) dan pensiun karyawan. 8. Untuk menjadi dasar dalam melakukan penilaian kinerja karyawan. (Meldona, 2009: 87) Dari berbagai tujuannya , perencanaan tenaga kerja juga mempunyai manfaat, yaitu; 1. Meningkatkan sistem informasi SDM , yang secara terus menerus diperlukan dalam mendayagunakan SDM secara efektif dan efisien 2. Meningkatkan pendayagunaan SDM 3. Menyelaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi secara lebih efisien 4. Menghemat tenaga, waktu, dan dana serta dapat meningkatkan kecermatan dalam proses penerimaan tenaga kerja 5. Mempermudah pelaksanaan koordinasi dan pengelolaan SDM oleh manajer SDM dengan manajer lainnya , meskipun terbatas di lingkungan unit kerja masing- masing (Meldona, 2009 : 88). II.2. Perencanaan tenaga kerja sebagai bagian dari perencanaan strategis dan taktis organisasi serta perencanaan bisnis Harus dipahami bahwa perencanaan tenaga kerja merupakan bagian dari perencanaan strategis organisasi, karena tujuan yang hendak dicapai oleh suatu proses pengadaan karyawan, penempatan, serta pelatihan dan pengembangan adalah bagian dari kegiatan manajerial yang memberikan dukungan terhadap tujuan yang hendak dicapai organisasi secara keseluruhan. Perencanaan tenaga kerja menjadi sifat strategis bila perencanaan tersebut mampu membantu pihak manajemen mengantisipasi dan mengelola SDM menghadapi perubahan lingkungan yang cepat. Dalam hubungan tersebut, peran yang diharapkan dari perencanaan tenaga kerja adalah dapat membantu manajemen memiliki jumlah dan tipe / kualifikasi SDM yang tepat pada waktu yang tepat. Perencanaan strategis SDM adalah kunci hubungan antara rencana strategis perusahaan dengan semua fungsi manajemen SDM.Sedangkan rencana strategis SDM merupakan prediksi SDM merupakan proyeksi bagaimana rencana-rencana perusahaan dalam memperoleh dan menggunakan SDM tersebut. (Meldona, 2009 : 93-94) Perencanaan strategis berhubungan dengan perspektif jangka panjang dan mengalir ke dalam perencanaan operasional. Perencanaan strategis secara logis sejajar dengan proses perencanaan bisnis. Beberapa perusahaan menganggap bahwa anggaran tahunan sebagai alat yang paling penting dibutuhkan, khususnya untuk perencanaan tenaga kerja. Dalam prakteknya, mereka terkadang mengaburkan perencanaan operasional, mereka memandang bahwa akan mudah mendapat karyawan dalam waktu yang cepat saat dibutuhkan ( Meldona, 2009: 95-96). Proses perencanaan tenaga kerja dilakukan melalui beberapa tahap sesuai dengan model perencanaan yang dipilih, secara sederhana proses perencanaan tenaga kerja , berkaitan dengan empat aspek : 1. Prediksi/ peramalan jumlah karyawan yang dibutuhkan 2. Identifikasi SDM yang tersedia dalam organisasi (inventori SDM ) 3. Analisa kesimbangan penawaran dan permintaan SDM 4. Program aksi Prediksi / peramalan jumlah karyawan yang dibutuhkan selama periode yang akan datang merupakan komponen kunci dari perencanaan SDM . Peramalan tersebut dilakukan dengan menggunakan metode peramalan tertentu. Untuk mengetahui karyawan yang tersedia perlu dilakukan penulusuran terhadap inventori SDM. Dari penelusuran itu apakah perusahaan perlu rekrutmen atau mengurangi jumlah karyawan. Kemudian analisis dan keseimbangan penawaran dan permintaan SDM merupakan langkah penting dalam perencanaan tenaga kerja. Keseimbangan tersebut berkaitan dengan tinggi rendahnya labour turn over dalam perusahaan, yang disebabkan oleh karyawan yang pensiun, mengundurkan diri, meninggal, dan karena promosi. Kemudian rencana aksi yang menunjukkan kegiatan yang perlu dilakukan seperti pengadaan karyawan (rekrutmen dan seleksi) , penempatan serta pelatihan dan pengembangan karyawan ( Meldona, 2009: 97). 3.3.Tantangan Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaaan sendiri mempunyai tantangan- tantangan dalam penerapannya. Memahami faktor- faktor eksternal dan internal perusahaan dapat memberikan informasi penting yang berguna bagi seorang perencana untuk mengidentifikasi dan mengantisipasi sumber- sumber permasalahan , ancaman dan peluang ( problem , threats and opportunities) , baik dari keadaan sekarang perusahaan maupun kondisi lingkungan di luar perusahaan . Sehingga pemahaman yang baik tentangnya dapat memberikan kontribusi terhadap keputusan sumberdaya terkait dengan perencanaan tenaga kerja yang strategis dan perencanaan bisnis yang akan diambil. Bahasan berikut akan mengetengahkan faktor- faktor tersebut beserta pengaruhnya terhadap keputusan dalam perencanaan tenaga kerja. a. Tantangan eksternal Yang dimaksud tantangan eksternal adalah berbagai hal yang ataupun perkembangannya berada di luar kemampuan perusahaan . Meskipun demikian dalam pelaksanaanya harus diperhitungkan mengingat setiap perubahan yang terjadi secara eksternal tentu akan berdampak terhadap perusahaan, diantaranya: 1. Aspek peluang . Bagaimana kemampuan manajer SDM dalam melihat peluang yang ada diahadapan yang perlu diraih dan sekaligus mampu memanfaatkan peluang tersebut seoptimal mungkin. 2. Aspek ancaman . Sebagaimana halnya dengan peluang, kita pun tidak mampu menghindar bahwa pada suatu waktu bisa saja dihadapkan pada sustu kondisi yang akan mengancam bisnis perusahaan kita. Hal ini mungkin saja terjadi pada SDM yang telah lama dipersiapkan proses pendidikan ataupun pelatihan baik di dalam maupun di luar negeri dengan investasi yang sangat besar suatu ketika dibajak oleh perusahaan lain. 3. Aspek ekonomi. Disadari bahwa kondisi ekonomi secara makro, seperti inflasi, resesi, krisis moneter, krisis ekonomi dan lain sebagainya merupakan aspek – aspek perekonomian yang harus selalu diperhitungkan. Karena sedikit banyaknya akan berpengaruh pada bisnis perusahaan .Diakui bahwa sulit untuk memprediksi atau meramalkan kondisi ekonomi ke depan, mengingat seperti Indonesia yang masih tergantung kepada negara- negara besar di dunia sebagai akibat masih rapuhnya tatanan perekonomian, 4. Aspek sosial. Terjadinya pergeseran nilai sosial yang dianut suatu masyarakat terutama karena adanya perubahan pola hidup akan berpengaruh pada manajemen SDM. Seperti menurut penelitian, bahwa wanita lebih banyak yang bersekolah dibandingkan dengan pria. Hal ini sangat mungkin karena era keterbukaan yang mengglobal serta di beberapa negara ternyata jumlah penduduk lebih banyak wanita daripada pria. Selain itu, untuk bidang- bidang tertentu tidak janggal lagi beberapa posisi pria telah bergeser pada wanita. Perubahan paradigma ini tentu akan berpengaruh dalam perencanaan SDM suatu perusahaan. 5. Aspek politik. Jika terjadi perubahan dalam pemegang kendali kekuasaan pemerintahan Negara, baik yang berlangsung secara demokratis maupun karena paksaan melalui revolusi berdarah maupun tidak, tidak mustahil terjadi perubahan sangat mendasar di bidang politik. Jika sebagai akibat perubahan yang terjadi di bidang politik terjadi pula perubahan di bidang militer, ekonomi, sosial budaya dan pendidikan, tentunya impilikasinya terhadap ketenagakerjaan akan menjadi sangat luas. 6. Aspek deregulasi perundangan. Kelangsungan hidup suatu perusahaan juga sangat ditentukan kepatuhan kepada berbagai peraturan yang berlaku. Misalnya : ketentuan upah,hubungan industrial, cuti dan lain- lain. 7. Aspek teknologi. Penggunaan teknologi tepat guna akan meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas kerja suatu perusahaan (Rivai, 2004:58- 60). 8. Serikat pekerja Lingkungan pekerja menggambarkan sikap umum karyawan dan penduduk terhadap serikat pekerja . Tingkat pendidikan penduduk di daerah tertentu juga mempengaruhi sikap masyarkatnya. Umumnya tingkat pendidikan berkolerasi secara negative dengan sikap penduduk terhadap serikat pekerja . 9. Pasar tenaga kerja. Dalam simamora (1997: 79) menjelaskan bahwa lingkungan pasar tenaga kerja mempengaruhi perencanaan tenaga kerja dalam hal jumlah dan kualifikasi serta tipe pekerja yang tersedia. Pasar tenaga kerja yang ketat membatasi ketersediaan tenaga kerja, mendongkrak harga tenaga kerja tersebut bahkan membatasi tingkat terhadapnya organisasi dapat selektif dalamprosedur- prosedur pengangkatan. ( Meldona, 2009: 103-104). b. Tantangan internal Tantangan internal disini adalah suatu kondisi ataupun rintangan / halangan yang bersumber dari dalam perusahaan dan dalam jangkauan manajemen untuk mengatasinya . Kemampuan perusahaan harus melaksanakan fungsi organisasi secara efisien , efektif, produktif , amanah. Transparan dan profesional dihadapkan pada banyak kendala, dan kendala yang dihadapi tidak kalah berat dan pentingnya dibandingkan dengan tantangan eksternal, antara lain : 1. Rencana kerja dan anggaran Belum terbiasanya memiliki dan menyusun rencana kerja dan anggaran sebagai pedoman kerja ke dapan, sehingga perusahaan berjalan tanpa rencana yang jelas. Selain itu rencana kerja dan anggaran yang disusun belum realistis melihat kondisi dan kemampuan perusahaan yang sesunggunya untuk mencapainya. Rencana kerja dan anggaran dapat digunakan untuk mengantisipasi kondisi internal dan eksternal. 2. Pengembangan usaha Dalam upaya mengembangkan usaha atau menciptakan produk barang dan jasa baru akan berpengaruh terhadap perencanaan SDM, sehingga ketika pengembangan usaha akan dilaksanakan telah tersedia SDM sesuai dengan kebutuhan. Menangani pengembangan usaha ataupun produk atau jasa baru memerlukan perhatian serta keahlian khusus, sehingga diperlukan waktu yang cukup dalam menyediakan SDM nya. 3. Pengembangan perusahaan Tidak jauh berbeda dengan pengembangan usaha, maka dalam pengembangan perusahaan ( dalam arti pengembangan organisasi) seperti dari skala perusahaan kecil meningkat menjadi perusahaan yang berskala besar, atau usaha yang meningkat karena menigkatnya permintaan konsumen di daerah ( dalam maupun luar negeri), berarti menuntut agar perusahaan juga mampu menyediakan SDM sesuai dengan kebutuhan untuk mengisi posisi tertentu sesuai dengan kebutuhan. 4. Rencana strategis Praktiknya setiap keputusan yang diambil oleh manajemen sudah dapat dipastikan akan berpengaruh pada perencanaan SDM. Artinya besar kecilnya keputusan yang diambil oleh manajemen sudah dapat dipastikan akan berpengaruh pada kebijakan SDM. Keputusan strategis ini dapat berupa perubahan pola bisnis misalnya dari yang semula retail oriented beralih menjadi corporate oriented berarti secar tidak langsung mengubah kualifikasi SDM yang disediakan untuk mendukung kebijakan strategis manajemen tersebut, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Selain itu, rencana strategis tersebut dimungkinkan berubah karena ada perubahan manajemen atau pemilik perusahaan. ( Rivai, 2004: 62-64) 5. Budaya organisasi . Budaya mewarnai sikap dan prilaku yang bermanifestasi dalam interaksi sosial antar anggota perusahaan dalam bekerja.Dalam kondisi seperti ini berarti budaya organisasi akan mewarnai atau menghasilkan prilaku atau kegiatan berbisnis secara operasional yang tanpa didasari menjadi kekuatan yang mampu atau tidak mampu menjamin kelangsungan perusahaan. Budaya akan menjadi tantangan jika perbedaan nilai / norma yang diyakini anggota terlalu besarn Budaya organisasi mempengaruhi praktik- praktik dan kebijakan sumberdaya manusia yang diterima oleh anggota organisasi. (Meldona, 2009 : 106). III.4 . Teknik- Teknik Peramalan Tenaga Kerja Dengan memperhatikan berbagai penjelasan diatas, selanjutnya akan dijelaskan mengenai metode prediksi dalam perencanaan SDM, sebagaimana akan ditengahkan sebagai berikut : a. Metode kuantitatif Prediksi tentang jumlah (kuantitatif) berupa permintaan (demand) melalui prhitungan statistika. Jika ditetapkan sebagai keputusan, pada dasarnya merupakan keputusan yang memiliki tingkat keakuratan tinggi . Teknik prediksi dalam metode kuantitatif antara lain ; 1. Teknik rata-rata bergerak ( moving average) 2. Teknik eksponen penentu (exponential average) 3. Teknik proyeksi kecenderungan ( trend projection) 4. Teknik regresi ( regression) . ( Nawawi, 2005 : 186),\ Selanjutnya akn dibahas tentang beberapa teknik tersebut, sebagai berikut: 1. Teknik rata-rata bergerak ( moving average) Teknik rata- rata bergerak menggunakan variabel SDM yang dipekerjakan di liongkungan perusahaan, yang diperoleh dri hasil pencatatn (dokumentasi ) selama beberapa tahun yang lalu. Data dari variabel SDM itu merupakan data kuantitatif antara lain berupa data promosi jabatan ( vertikal ) , data pindah (horizontal), data rekutmen (pengangkatan) pekerja baru, data pensiun, data berhenti atau diberhentikan , data SDM yang aktif setiap tahun dll . ( Nawawi, 2005 : 189). 2. Teknik eksponen penentu ( exponential smoothing) Teknik / model ini dilakukan dengan memilih eksponen yang menentukan dalam arti paling berpengaruh pada permintaan ( demand) SDM di lingkungan sebuah organisasi/ perusahaan. Eksponen yang dipilih dapat berbeda antara organisasi / perusahaan yang satu dengan yang lain . Di samping itu pada suatu organisasi / perusahaan mungkin pula memprediksi permintaan ( demand) SDM diulang secara terpisah dengan menggunakan eksponen yang berbeda. Misalnya, eksponen beban kerja dengan waktu, atau laba dengan waktu, atau produktivitas dengan laba dsbnya. ( Nawawi, 2005 : 194). 3. Teknik proyeksi kecenderungan Sebuah organisasi / perusahaan yang sehat eksistensinya akan terus meningkat secara bertahap, baik relatif lamban maupun cenderung cepat.Kemudian pada tahap perkembangan, jika organisasi/ perusahaan yang matang dan akhirnya menjadi perusahaan yang berada dalam fase dewasa dan kuat atau menjadi perusahaan besar. Dalam perkembangan itu, jumlah SDM di lingkungan tersebut bisa bertambah sampai mencapai puluhan atau ratusan ribu orang. Dalam kondisi tingkat perkembangan yang bagaimanapun sebuah organisasi / perusahaan akan menghadapi penambahan SDM , sehingga harus tetap melakukan perencanaan SDM dengan kecenderungan terus meningkat. Organisasi / perusahaan tersebut dapat menggunakan teknik ini, dimana dengan menempatkan jumlah SDM yang dipekerjakan di masa lalu sebagai satu variabel. Kemudian variabel tersebut dihubungkan dengan variabel waktu berupa urutan tahun dalam perkembangannya. Dalam memprediksi SDM yang dibutuhkan dipergunakan formula statistik least squares dengan rumus : Y = a+ bX Y = variabel SDM X = variabel waktu dan a = konstanta Dengan persayaratan ∑ XY _ ───── dan a = Y ∑ X ( Nawawi, 2005 : 198-199). 4. Teknik regresi Teknik ini dipegunakan dengan asumsi terdapat korelasi (hubungan) antara variabel SDM dengan banyak variabel lainnya yang bersifat kuantitatif dalam melaksanakan bisnis untuk mewujudkan tujuan organisasi / persahaan. Diantaranya adalah variabel produktivitas laba, beban kerja, biaya (cost) produksi, pembiayaan SDM dll. Untuk itu teknik regresi harus didahului dengan perhitungan korelasi untuk mengetahui apakah variabel yang akan diprediksi atau prediktor (SDM) benar- benar memiliki hubungan yang signifikan dengan satu atau lebih variabel kriterium. Hasil perhitungan korelasi yang signifikan dalam rangka prediksi permintaan (demand) SDM dapat dilanjutkan dengan perhitungan regresi sederhana, sebaliknya jika tidak signifikan berarti perhitungan regresi sederhana , sebaliknya jika tidak signifikan berarti perhitungan regresi sederhana tidak boleh digunakan, karena menyatakan antara kedua variabel tersebut tidak terdapat hubungan ( Nawawi, 2005 : 206-213). b. Metode kualitatif Banyak organisasi / perusahaan yang tidak sepenuhnya mengandalkan perencanaan SDM dengan menggunakan metode kuantitatif untuk memprediksi kebutuhan / permintaan SDM di lingkungannya. Alasan yang dikemukakan terutama karena matode kuantitatif rendah kemampuannya dalam menetapkan kualifikasi untuk mengisi jabatan manajerial yang tidak tergantung hanya pada kecukupan jumlahnya, tetapi juga kualitasnya. Pada giliran berikutnya sikap interpreneurship sebagai kualitas SDM dalam jabatan manajerial mancakup juga kegigihan, ketekunan, keberanian dan kecepatan mengambil keputusan bisnis, kemmpuan menjaring, mencari, mengejar dan mengolah informasi bisnis dll. Untuk itu disamping metode kuantitatif , perlu digunakan juga metode kualitatif dalam perencanaan SDM untuk memprediksi permintaan SDM dengan menetapkan kualifikasi SDM yang dibutuhkan. (Nawawi, 2005: 248-249). Diantaranya, metode ini yang luas pemakaiannya adalah teknik Delphi yang terdiri dari dua jenis sebagai berikut : 1. Teknik kelompok besar ( large group) Teknik ini dilakukan dengan menghimpun masukan tentang cara memprediksi dihubungkan dengan kondisi organisasi / perusahaan dari para ahli atau tokoh- tokoh yang berpengalaman dalam bidang SDM dan dalam bisnis yang relevan. Masukan dihimpun secara profesional oleh tenaga spesialis SDM organisasi / perusahaan yang sedang merumuskan perencanaan SDM. Dalam proses mencari dan menghimpun masukan para perencana harus mampu memisahkan setiap informasi yang diperoleh dari pendapatnya sendiri. Untuk itu informasi dapat juga dihimpun melalui interviu tatap muka atau secara tertulis atau dari bahan bacaan yang ditulis oleh para ahli. Dalam menghimpun informasi dapat juga dihimpun dapat memilih cara paling efektif agar dapat menghimpun sebanyak- banyaknya informasi. Namun, secara terbatas untuk menghasilkan prediksi yang akurat, kerap kali dipergunakan juga data tahun terakhir atau data sampel tahun- tahun sebelumnya sebagai pembanding dalam berdiskusi , tanpa analisis statistik . ( Nawawi, 2005 : 251-252). 2. Teknik kelompok kecil Teknik ini dilakukan melalui diskusi kecil secara tatap muka antar sejumlah kecil para ahli dalam bidangnya masing- masing di lingkungan sebuah organisasi / perusahaan untuk memprediksi permintaan SDM di masa depan. Para ahli itu umunya adalah para manajer atau petugas yang mewakili karena memiliki kemampuan dalam bidang bisnis organisasi /perusahaannya dalam memahami SDM dari departemen / unit kerja masing- masing. ( Nawawi, 2005 : 252) Namun, selain itu semua ada beberapa metode lain yang bisa dijadikan rujukan, diantaranya : 1. Analisis markov Analisis ini menggunakan data historis yang menunjukkan junlah karyawan yang tetap dalam jabatan, jumlah karyawan yang dirotasi ke jabatan lain dan junlah karyawan yang keluar dalam periode tertentu. Dengan analisa ini, maka kebutuhan rekrutmen dan pengembangan serta penyediaan dasar untuk perencanaan karir akan terlihat lebih objektif. Analisa ini dapat digunakan untuk memprediksi perpindahan karyawan dari satu kategori jabatan ke kategori yang lain dan perpindahan karyawan antar unit- unit organisasi. 2. Perencanaan suksesi Informasi dalam inventori SDM dapat digunakan oleh manajemen untuk melakukan penilaian tentang kemungkinan- kemungkinan promosi dan rotasi karyawan. Dalam Alwi (2001 :171) dijelaskan bahwa manajemen perencanaan suksesi biasanya berkenaan dengan perubahan dalam level manajemen tingkat menengah dan puncak. 3. Analisis trend Analisis ini merupakan metode yang menggunakan teknik statistika atau matematika untuk melakukan prediksi dengan melihat kebutuhan pekerjaan dan jumlah karyawan dengan variabel- variabel tingkat penjualan, keluaran produksi atau pendapatan berdasar data atau pengalaman masa lalu. ( Meldona, 2005 : 109-119). III.5. Rekrutmen A. Pengertian Rekrutmen pada hakikatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan. Proses ini dimulai ketika pelamar dicari dan berakhir ketika lamaran- lamaran mereka diserahkan / dikumpulkan . Hasilnya adalah merupakan sekumpulan pelamar calon karyawan baru untuk diseleksi dan dipilih. Selain itu rekrutmen juga dapat dikatakan sebagai proses untuk mendapatkan sejumlah SDM yang berkualitas untuk menduduki suatu jabatan atau pekerjaan dalam suatu perusahaan. Setelah perencanaan SDM ditetapkan, kemudian dipikirkan tentang alternatif rekrutmen. Perlunya difikirkan tentang alternatif terhadap rekrutmen didasarkan pada pertimbangan biaya yang tinggi , antara lain untuk preposes riset interview, pembayaran fee agen rekrutmen dan masalah relokasi pemrosesan karyawan baru ( Rivai, 2004 : 158). Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan secara hati- hati berbagai alternatif sebelum memutuskan rekrutmen. Alternatif terhadap rekrutmen antara lain: overtime, subcontracting, temporary employees, dan employee leasing, yang penjelasannya berikut ini : a. Overtime ( kerja lembur) Metode ini dapat menolong baik pemberi kerja maupun para pekerja itu sendiri. Pemberi kerja dapat menerima manfaat dengan menghindari biaya rekrutmen, seleksi dan latihan. Para pekerja itu sendiri mendapatkan manfaat dengan menerima bayaran yang lebih tinggi. Selain memberikan manfaat nyata dari penggunaan overtime, dapat juga menimbulkan masalah- masalah. Para pegawai mungkin sadar atau tidak, akan memacu diri sendiri sehingga kerja lembur dapat dijamin. Mereka juga menjadi terbiasa dengan tambahan penghasilan dari pembayaran kerja lembur. Karyawan bahkan meningkatkan standar hidup mereka pada tingkat yang dimungkinkan oleh tambahan pendapat ini. Kemudian apabila kerja lembur tidak lagi diperlukan dan pembayaran gaji berkuarang, karyawan akan kecewa dan akhirnya akan merefleksi pada penurunan kualitas kerja, yang selanjutnya akan merugikan perusahaan. b. Subcontracting Walaupun kenaikan permintaan jangka panjang bagi barang-barang atau jasa-jasanya telah diantisipasi, suatu perusahaan dpat saja menentang penambahan karyawan. Sebaliknya perusahaan mungkin memilih mengontrakkan pekerjaan itu ke pihak lain (subcontracting). Pendekatan ini mempunyai penampilan special apabila subkontraktor mempunyai keahlian lebih besar dalam memproduksi barang-barang dan jasa- jasa tertentu . Penerapan cara ini kadang-kadang mempunyai manfaat untuk kedua belah pihak. c. Temporary employees Biaya total dari karyawan tetap pada umumnya diperkirakan 30 sampai 40 % diatas total cost.Ini tidak termasuk antara lain biaya rekrutmen. Untuk menghindari biaya-biaya ini dan untuk mempertahankan fleksibilitas pada saat pekerjaan bervariasi, banyak perusahaan menggunakan karyawan sementara yang disediakan oleh perusahan lain. Perusahaan –perusahaan ini membantu klien dengan menangani beban kerja yang berlebihan. Mereka memberikan tugas pada pegawainya sendiri untuk kepentingan langgananya dan memenuhi kewajiban yang diberikan kepadanya oleh pemberi kerja. Dengan model ini biaya- biaya rekrutmen , absensi. Pergantian pegawai, pemberian manfaat kepada karyawan dapat dihindari. d. Employee leasing Menggunakan pendekatan ini berarti suatu perusahaan secara formal memberhentikan beberapa atau sebagaian karyawannya.Suatu leasing company kemudian mempekerjakan mereka, biasanya dengan upah yang sama dn menyewakan (lease) kembali kepada majikan semula yang telah menjadi kliennya.Para karyawan terus bekerja sebagaimana sebelumnya klien mengawasi aktivitas mereka. Namun, perusahaan leasing menerima seluruh tanggungjawab sebagai pemberi kerja termasuk administrasi SDM. Manfaat utama dari metode ini adalah klien bebas dari administrasi SDM , termasuk memelihara program kesejahteraan pegawai. Manfaatnya juga meluas kepada karyawan . Karena perusahaan leasing menyediakan pekerja untuk banyak perusahaan, mereka sering menikmati skala ekonomi yang mengizinkan mereka untuk menawarkan program manfaat rendah biaya yang baik sekali ( Rivai, 2004:159-160). B. Tujuan Adapun tujuan- tujuan yang dimiliki oleh rekrutmen yaitu: 1. Untuk menentukan kebutuhan rekrutmen perusahaan di masa sekarang dan masa yang akan datang. 2. Agar konsisten dengan strategi perusahaan 3. Untuk meningkatkan kumpulan calon karyawan yang memenuhi syarat seefisien mungkin. 4. Untuk mendukung inisiatif perusahaan dalam mengelola tenaga kerja yang beragam 5. Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja (Meldona, 2009:133) C. Prinsip- prinsip rekrutmen 1. Mutu- mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kabutuhan yang diperlukan untuk mendapatkan mutu yang sesuai. Untuk itu sebelumnya perlu dibuat: a. Analisis pekerjaan b. Deskripsi pekerjaan c. Spesifikasi pekerjaan 2. Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang tersedia. untuk mendapatkan hal tersebut perlu dilakukan: a. Peramalan kebutuhan tenaga kerja. b. Analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja 3. Biaya yang diperlukan diminimalkan 4. Perencanaan dan keputusan- keputusan strategis tentang perekrutan 5. Fleksibility 6. Pertimbangan-pertimbangan hukum (Rivai, 2004:161). D. Proses dan sumber rekrutmen Proses rekrutmen dimulai saat organisasi merasakan kebutuhan tambahan karyawan baru, yang diperoleh dan disesuaikan dengan strategi perekrutan, sampai pada proses akhir menghasilkan kumpulan pelamar. Lebih lengkapnya , akan dijelaskan sebagai berikut dijabarkan dalam Meldona (2009: 135-138): 1. Penyusunan strategi untuk merekrut. Rekrutmen yang akan dilakukan diselaraskan dengan strategi perusahaan, serta rencana kegiatan yang diinginkan dan kebutuhan khusus yang ditentukan perusahaan. Otorisasi rekrutmen dimulai dengan adanya kebutuhan karyawan baru dan terbitnya surat permintaan pegawai, yang berisi informasi nama posisi pekerjaan, tanggal mulai bekerja, jadwl gajian dan ringkasan tugas pokok. 2. Perencanaan rekrutmen. Proses ini bermula dari spesifikasi yang jelas dar kebutuhan karyawan ( jumlah, kriteria keahlian, dan tingkat) dalam batas waktu yang ditentukan.Selain itu, jumlah pelamar juga dapat ditentukan dengan menggunakan rasio yang menunjukkan hubungan relatif antara jumlah calon karyawan pada setiap tahap proses rekrutmen dengan jumlah orang yang beregerak ke tahap berikutnya. Setelah diidentifikasi jumlah yang dibutuhkan, maka disusun perencanaan tentang bagaimana cara merekrut, darimana dan kapan harus melaksanakan rekrutmen. Keputusan strategis lainnya adalah tentang menetapkan dimana posisi pertama kali yang akan diduduki oleh karyawan baru dikaitkan dengan hierarki perusahaan. 3. Sumber-sumber rekrutmen. Terdapat dua sumber rekrutmen , yaitu internal dan eksternal. 4. Penyaringan. Lamaran- lamaran yang masuk kemudian disaring untuk menyisihkan pelamar yang kurang pas dan mendapatkan kandidat yang sesuai dan memenuhi syarat. 5. Kumpulan pelamar. Akhirnya tersedialah beberapa calon karyawan baru yang siap untuk diajukan dalam proses seleksi. Adapun sumber- sumber rekrutmen terdiri dari dua, yaitu sumber internal dan eksternal akan dijelaskan sebagai berikut dalam Rivai (2004:162-166) : a. Sumber internal, yakni SDM yang ditarik (diterima) adalah berasal dari perusahaan / lembaga itu sendiri. Perekrutannya dapat dilakukan melalui : 1. Penawaran terbuka untuk jabatan. Rekrutmen ini merupakan sistem mencari kerja yang berekemampuan tinggi untuk mengisi jabatan yang kosong dengan memberikan kesempatan pada semua karyawan yang berminat . 2. Perbantuan pekerja. Rekrutmen ini dapat dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja lain (pekerja yang sudah ada). b. Sumber eksternal di dalam negeri perekrutan melalui : 1. Walk ins, dan write ins , walk in yaitu seseorang datang ke departemen SDM untuk mengetahui lowongan pekerjaan apa yang sedang dicari, sedangkan write ins, yaitu pelamar menulis blanko pertanyaan yang disediakan perusahaan. 2. Rekomendasi dari karyawan ( teman, anggota keluarga karyawan perusahaan sendiri, atau karyawan perusahaan lain). 3. Pengiklanan melalu surat kabar, majalah, radio dan media lainnya. 4. Agen- agen keamanan tenaga kerja Negara. Perekrutan untuk posisi tertentu cukup efektif aterutama untuk keahlian tertentu dan yang berkaitan dengan pekerjaan yang beresiko tinggi. 5. Lembaga- lembaga pendidikan dan pelatihan yang menggunakan tenaga kerja khusus yang menghasilkan SDM yang berkualitas dan siap kerja. 6. Asosiasi- asosiasi pekerja. Biasanya serikat buruh memiliki data tentang daftar orang-orang yang memiliki keterampilan-keterampilan tertentu yang dapat diandalkan. 7. Open house. Orang-orang disekitar perusahaan diundang untuk mengunjungi dan melihat fasilitas-fasilitas perusahaan , memperoleh penjelasan dan mungkin memutarkan film mengenai perusahaan. Dengan cara ini, orang-orang diharapkan terarik untuk bekerja di perusahaan. Ataupun sumber-sumber yang berasal dari luar negeri : a) Professional search firm b) Educational institution c) Professional association d) Labour organization e) Military operation